يُرفق مع كل طلب التعهد موقَّعًا من المشرف والشعبة القانونية في الكلية، ولا يُقدَّم الطلب من دونه.

يذكر المشرف عند التسجيل لقبه العلمي ورقم هاتفه وكليته وقسمه، فتكتمل «بياناتي» من أول دخول.

إن عادت الاستمارة بأخطاء بقيت الملفات المختارة فيها، وظهرت الأخطاء في أعلاها، كلٌّ باسم حقله، يقود إليه ويُبرزه.

تقود كل وثيقة ناقصة في صفحة المسودة إلى حقل رفعها في الاستمارة، وتقتصر الصفحة قبل التقديم على النواقص والتعهد.

يضم كتاب القرار جدولًا بأسماء أعضاء اللجنة وصفاتهم مع موضع لتوقيع كل منهم.

يُجلب DOI تلقائيًا عند مغادرة الحقل من OpenAlex وCrossref معًا، فيُملأ عنوان البحث واسم المجلة وISSN وE-ISSN والناشر وتاريخ النشر وموقع المجلة، وتنبّه الاستمارة إن اختلف المصدران. وأصبح DOI اختياريًا، فالبحث المقبول غير المنشور قد لا يملكه.

تُطلب موافقة الوزارة تلقائيًا عندما يكون المؤتمر مُقامًا داخل العراق دون خانة يختارها المشرف، ويمكن للمشرف أن يذكر أنه «حاصل على الموافقة» مع إرفاق وثيقتها لتتحقق منها اللجنة.

تسجّل اللجنة عند التحقق من المؤتمر حالة فهرسة وقائعه في Scopus مع رابط التحقق.

تُعرض طلبات المشرف، والطلبات المرتبطة بالمجلة أو المؤتمر، وقائمة المستخدمين، وسجل الإشعارات، والكتب الرسمية صفحةً بعد صفحة، فتبقى سريعة مهما كثرت.

يحفظ المشرف كليته وقسمه في «بياناتي» فيبدأ كل طلب جديد بهما، ويمكن تغييرهما في الطلب إن كان الطالب من كلية أخرى، ويُحفظ الاختيار مع الطلب.

لم يعد قسم الباحثين في الاستمارة: الطالب هو الباحث الأول، والمشرف هو الباحث الثاني والمراسل.

يُبحث عن المشرف الثاني بالاسم بين المشرفين المسجّلين، وتنبّه الاستمارة إن لم يكن مسجّلًا في رصانة.

تسجّل اللجنة عند التحقق من المجلة نوعها: دولية مع رابط Scopus أو Web of Science والربع والمؤشر، أو محلية مع صفحتها في IASJ.

يبدأ الجلب عند إدخال DOI، وتُقفل حقول المجلة حتى ينتهي.

تقديم الطلب ثم قرار اللجنة مباشرة: مصادقة أو رفض أو إعادة للإكمال.

زر اللغة بجانب زر المظهر.

إعادة ترتيب إعدادات الإدارة وتحسين إمكانية الوصول.

تختار الإدارة تخطيط الصفحة الرئيسية ونصوصها.

صفحات الإدارة واللجنة والتقارير ورسائل الخطأ متاحة بالإنجليزية.

برقم الطلب والمجلة والمؤتمر، وتسمية حالات الطلب من الإعدادات.

قائمة جانبية، ومسار الصفحة، وتأكيد قبل الإجراءات التي لا يمكن التراجع عنها.