تُرفع وثائق الطلب في قسم أخير من الاستمارة، لكل نوع حقله: المطلوبة أولًا ثم الإضافية، ويُذكر عند التعديل ما أُرفق لكل نوع من قبل. وإن رُفض ملف حُفظت المسودة وذُكر نوعه.

يُرفق مع كل طلب التعهد موقَّعًا من المشرف والشعبة القانونية في الكلية، ولا يُقدَّم الطلب من دونه.

يذكر المشرف عند التسجيل لقبه العلمي ورقم هاتفه وكليته وقسمه، فتكتمل «بياناتي» من أول دخول.

إن عادت الاستمارة بأخطاء بقيت الملفات المختارة فيها، وظهرت الأخطاء في أعلاها، كلٌّ باسم حقله، يقود إليه ويُبرزه.

تقود كل وثيقة ناقصة في صفحة المسودة إلى حقل رفعها في الاستمارة، وتقتصر الصفحة قبل التقديم على النواقص والتعهد.

يضم كتاب القرار جدولًا بأسماء أعضاء اللجنة وصفاتهم مع موضع لتوقيع كل منهم.

إن لم يذكر المشرف بريدًا رسميًا في «بياناتي» أُخذ بريد حسابه، فلا يُرفض الطلب لغيابه.

يُجلب DOI تلقائيًا عند مغادرة الحقل من OpenAlex وCrossref معًا، فيُملأ عنوان البحث واسم المجلة وISSN وE-ISSN والناشر وتاريخ النشر وموقع المجلة، وتنبّه الاستمارة إن اختلف المصدران. وأصبح DOI اختياريًا، فالبحث المقبول غير المنشور قد لا يملكه.

تُطلب موافقة الوزارة تلقائيًا عندما يكون المؤتمر مُقامًا داخل العراق دون خانة يختارها المشرف، ويمكن للمشرف أن يذكر أنه «حاصل على الموافقة» مع إرفاق وثيقتها لتتحقق منها اللجنة.

تسجّل اللجنة عند التحقق من المؤتمر حالة فهرسة وقائعه في Scopus مع رابط التحقق.

تُعرض طلبات المشرف، والطلبات المرتبطة بالمجلة أو المؤتمر، وقائمة المستخدمين، وسجل الإشعارات، والكتب الرسمية صفحةً بعد صفحة، فتبقى سريعة مهما كثرت.

لا يظهر قسم المجلة ولا قسم المؤتمر في الاستمارة قبل اختيار نوع النشر، وكلاهما مرقّم «ثالثًا» في الاستمارة وفي وثيقة الطلب.

يحدّث المشرف اسمه ولقبه العلمي وبريده الرسمي ورقم هاتفه مرة واحدة في «بياناتي» بدل كتابتها في كل طلب، وتُحفظ نسخة منها مع الطلب عند تقديمه فلا يغيّر تعديلها لاحقًا الطلباتِ المقدّمة.

يمكن اختيار مشرف ثانٍ للطلب من بين المشرفين المسجّلين، ويظهر في صفحة الطلب ووثائقه.

أُضيف الدبلوم العالي إلى أنواع الدراسة إلى جانب الماجستير والدكتوراه.

يحفظ المشرف كليته وقسمه في «بياناتي» فيبدأ كل طلب جديد بهما، ويمكن تغييرهما في الطلب إن كان الطالب من كلية أخرى، ويُحفظ الاختيار مع الطلب.

لم يعد قسم الباحثين في الاستمارة: الطالب هو الباحث الأول، والمشرف هو الباحث الثاني والمراسل.

يُبحث عن المشرف الثاني بالاسم بين المشرفين المسجّلين، وتنبّه الاستمارة إن لم يكن مسجّلًا في رصانة.

تسجّل اللجنة عند التحقق من المجلة نوعها: دولية مع رابط Scopus أو Web of Science والربع والمؤشر، أو محلية مع صفحتها في IASJ.

يختار المشرف جنسه عند التسجيل، فتخاطبه الرسائل البريدية بـ«السيد» أو «السيدة» وبصيغة الفعل المناسبة.

يمكن للجنة إعادة فتح قرار المصادقة أو الرفض المتخذ خطأً خلال مدة تحددها الإعدادات.

يبدأ الجلب عند إدخال DOI، وتُقفل حقول المجلة حتى ينتهي.

تقديم الطلب ثم قرار اللجنة مباشرة: مصادقة أو رفض أو إعادة للإكمال.

زر اللغة بجانب زر المظهر.

إعادة ترتيب إعدادات الإدارة وتحسين إمكانية الوصول.

يختار كل مستخدم قالبه: الكتاب الرسمي، وبطاقات الفهرس، والحديث، وبوابة عشتار، والورق المؤمَّن.

مظهر فاتح أو داكن أو تابع للجهاز، يُحفظ لكل حساب.

يطلب المشرف استثناءً، وتمنحه الإدارة أو ترفضه مع إشعار بالبريد.

تعاين الإدارة ما يراه المستخدم، ويُسجَّل ذلك في سجل التدقيق.

تختار الإدارة تخطيط الصفحة الرئيسية ونصوصها.

صفحات الإدارة واللجنة والتقارير ورسائل الخطأ متاحة بالإنجليزية.

التبديل بين لغتي الواجهة، مع ترجمة دليل مقدّم الطلب.

يُستخرج النص من المرفقات الممسوحة ضوئيًا ويُتاح للعرض والبحث.

معرّف ORCID لكل باحث مع جلب الاسم من السجل العام.

اقتراب موعد المناقشة، والطلبات المتأخرة لدى اللجنة، والتزام الأرشفة في Scopus.

صفحة عامة تنشر فيها الإدارة الكتب الرسمية.

برقم الطلب والمجلة والمؤتمر، وتسمية حالات الطلب من الإعدادات.

قائمة جانبية، ومسار الصفحة، وتأكيد قبل الإجراءات التي لا يمكن التراجع عنها.

المستندات المطلوبة، وصيغ الرفع وحجمه، وخيارات القرار، مع تسجيل كل تغيير.

تُنشئ الإدارة الحسابات ويصل صاحبها رابط لتعيين كلمة المرور.

تُجلب بيانات المجلة من Crossref.

تصدير التقارير إلى Excel، وسجل للإشعارات مع إعادة الإرسال.

رمز من تطبيق المصادقة عند تسجيل الدخول.

رابط لتعيين كلمة مرور جديدة، أو للدخول مباشرة، يُرسل إلى البريد.

نسخ احتياطي يومي مع فحص تلقائي للاستعادة، وفحص المرفقات من الفيروسات.

يُنشئ المشرف حسابه بالبريد الجامعي ويفعّله برابط التحقق.

قرارات اللجنة، ومستندات PDF عربية بإصدارات، والأرشفة.

التقارير والإشعارات وسجل التدقيق.

سياسة أمان صارمة للمحتوى وصلاحيات محدودة لقاعدة البيانات.

تسجيل الدخول والصلاحيات، واستمارة الطلب مع التحقق والترقيم والمرفقات.