تُرفع وثائق الطلب في قسم أخير من الاستمارة، لكل نوع حقله: المطلوبة أولًا ثم الإضافية، ويُذكر عند التعديل ما أُرفق لكل نوع من قبل. وإن رُفض ملف حُفظت المسودة وذُكر نوعه.

يحدّث المشرف اسمه ولقبه العلمي وبريده الرسمي ورقم هاتفه مرة واحدة في «بياناتي» بدل كتابتها في كل طلب، وتُحفظ نسخة منها مع الطلب عند تقديمه فلا يغيّر تعديلها لاحقًا الطلباتِ المقدّمة.

يمكن اختيار مشرف ثانٍ للطلب من بين المشرفين المسجّلين، ويظهر في صفحة الطلب ووثائقه.

أُضيف الدبلوم العالي إلى أنواع الدراسة إلى جانب الماجستير والدكتوراه.

يختار المشرف جنسه عند التسجيل، فتخاطبه الرسائل البريدية بـ«السيد» أو «السيدة» وبصيغة الفعل المناسبة.

يمكن للجنة إعادة فتح قرار المصادقة أو الرفض المتخذ خطأً خلال مدة تحددها الإعدادات.

يختار كل مستخدم قالبه: الكتاب الرسمي، وبطاقات الفهرس، والحديث، وبوابة عشتار، والورق المؤمَّن.

مظهر فاتح أو داكن أو تابع للجهاز، يُحفظ لكل حساب.

يطلب المشرف استثناءً، وتمنحه الإدارة أو ترفضه مع إشعار بالبريد.

تعاين الإدارة ما يراه المستخدم، ويُسجَّل ذلك في سجل التدقيق.

التبديل بين لغتي الواجهة، مع ترجمة دليل مقدّم الطلب.

يُستخرج النص من المرفقات الممسوحة ضوئيًا ويُتاح للعرض والبحث.

معرّف ORCID لكل باحث مع جلب الاسم من السجل العام.

اقتراب موعد المناقشة، والطلبات المتأخرة لدى اللجنة، والتزام الأرشفة في Scopus.

صفحة عامة تنشر فيها الإدارة الكتب الرسمية.

المستندات المطلوبة، وصيغ الرفع وحجمه، وخيارات القرار، مع تسجيل كل تغيير.

تُنشئ الإدارة الحسابات ويصل صاحبها رابط لتعيين كلمة المرور.

تُجلب بيانات المجلة من Crossref.

تصدير التقارير إلى Excel، وسجل للإشعارات مع إعادة الإرسال.

يُنشئ المشرف حسابه بالبريد الجامعي ويفعّله برابط التحقق.

قرارات اللجنة، ومستندات PDF عربية بإصدارات، والأرشفة.

التقارير والإشعارات وسجل التدقيق.

تسجيل الدخول والصلاحيات، واستمارة الطلب مع التحقق والترقيم والمرفقات.